Poste : Coordonnateur(trice) des déplacements
Numéro d’emploi : 2025-6977
Catégorie d’emploi : Services sur site
Type d’emploi : Permanent
Lieu : Site minier Mary River, Nunavut, Canada
Entreprise : Baffinland Iron Mines Corporation

À propos de nous
Chez Baffinland, nous travaillons et vivons au-delà du cercle polaire arctique, exploitant du minerai de fer sur notre propriété Mary River, située dans la région de Qikiqtani, sur l’île de Baffin, au Nunavut — l’une des destinations les plus fascinantes et les plus rares au monde.

Nous sommes une entreprise unique, dotée d’une direction solide ayant acquis une expertise spécialisée dans les projets miniers nordiques, couvrant toutes les phases : consultation communautaire, autorisations, construction et exploitation.

Notre équipe allie les pratiques modernes d’une exploitation minière sécuritaire et durable aux valeurs profondes d’une culture traditionnelle, en pleine évolution. Le résultat est une expérience professionnelle et communautaire unique, que vous ne trouverez nulle part ailleurs.

Nous recherchons des personnes prêtes à partager, construire et grandir avec notre entreprise.

Mission du poste
Le Coordonnateur(trice) des déplacements joue un rôle central dans la planification, la coordination et la gestion de tous les déplacements (aériens, logement, itinéraires) du personnel et des entrepreneurs vers et depuis le site minier Mary River, dans un environnement éloigné, exigeant et opérationnel 24/7.

Principales responsabilités
Planification et gestion des déplacements
Tenir à jour tous les horaires dans les systèmes INX Travel et SAP Concur.
Appuyer la documentation et la production de rapports du département.
Gérer le calendrier du site : maintenir les listes de personnel à jour et conseiller la direction sur les ressources nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des opérations.
Maintenir des profils précis pour tous les employés et entrepreneurs en déplacement.
Coordonner avec les agents de voyages externes pour les réservations commerciales (vols, hébergement).
Communiquer de manière professionnelle avec les voyageurs en leur fournissant des mises à jour précises.
Appliquer et suivre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) pour assurer la cohérence.
Signaler tout manque de personnel à la direction pour garantir une dotation conforme au budget à base zéro (Zero Based Budget).
Gérer la « réserve de personnel » (surge pool) et répartir les ressources en consultation avec les surintendants.
Coordonner les vols affrétés (embarquement, plan de sièges).
Préparer les listes de passagers (manifests) et appuyer les opérations d’enregistrement.
Vérifier que tous les documents requis pour le vol soient en règle : formulaires de déploiement, approbation médicale, orientation.
Traiter les modifications de vols, absences, non-présentations et autres demandes liées aux déplacements.
Mettre à jour les membres de l’équipe d’intervention d’urgence (ERT) dans le logiciel logistique.
En cas de retard ou d’annulation, mettre à jour immédiatement les informations dans INX conformément aux SOP et gérer les exceptions.
Maintenir à jour dans le système de logistique humaine : dossiers médicaux, congés, absences, modifications de vols et appartenance à l’ERT.
Agir comme interlocuteur principal auprès de l’Agent de voyages externe (ETP) pour le compte des employés.
Coordonner les vols, hébergements et déplacements pour les membres des communautés locales.
Accomplir toutes autres tâches assignées par le surintendant ou le gestionnaire.
Mettre à jour les informations relatives aux opérations irrégulières (IROP).
Contribuer à l’atteinte des indicateurs de performance (KPI) du département.
Hébergement
Coordonner l’attribution des chambres au camp, collaborer avec le service de ménage et résoudre les problèmes liés à l’hébergement.
Mettre l’accent sur l’expérience des invités et la qualité du service.
Gérer tous les itinéraires complets des personnes en déplacement vers ou depuis le site.
Conditions de travail
Capacité à travailler selon une rotation 24/7 en régime « vol aller-retour » (fly-in/fly-out) : 3 semaines de travail, suivies de 3 semaines de congé.
Cette liste n’est pas exhaustive. D’autres tâches peuvent être assignées selon les besoins opérationnels.

Qualifications requises
Diplôme d’études secondaires (12e année) (obligatoire)
Diplôme d’un établissement professionnel en administration, communication ou tourisme/voyages (atout)
Certification en administration, communication ou voyages (atout)
1 an d’expérience minimum dans un poste administratif, en coordination de voyages ou en bureau
Expérience avec SAP et INX (atout)
Expérience dans l’Arctique (atout)
Expérience de travail avec des peuples autochtones, en camps miniers éloignés, ou en soutien à des personnes ayant des compétences techniques initiales limitées (bénéfique)

Compétences clés
Maîtrise des outils numériques et des logiciels de bureau standards (Microsoft Office, Excel, Word, OneNote)
Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation : capacité à prioriser et respecter les échéances
Capacité à élaborer des cartographies de processus et à gérer la tenue de documents
Orientation client : identifier les besoins, respecter les engagements, offrir un service fiable et professionnel
Initiative et autonomie : résoudre les problèmes sans supervision constante, proposer des améliorations, agir de façon proactive
Esprit d’équipe : collaborer activement, soutenir les collègues, privilégier les objectifs collectifs
Attitude positive et approche axée sur les solutions

Lieu de travail
Site minier Mary River, Nunavut, Canada
(Régime de rotation : 3 semaines sur site / 3 semaines à domicile)